원고든 피고든, 지적 재산권 소송(또는 소송 위협)에 직면했을 때 기업이 자사의 이익을 보호하기 위해 취할 수 있는 가장 중요한 첫 번째 조치는 소송 대상과 관련된 사업 기록을 보존하는 것입니다.

회사는 업무 기록을 보존하기 위해 무엇을 해야 할까요?  회사 경영진(예: 임원, 이사 또는 사내 변호사)은 회사 직원들에게 문서 보존 안내문을 즉시 배포해야 합니다.

문서 보존 통지란 무엇인가요? 문서 보존 통지는 소송의 대상과 관련된 정보를 보존하라는 회사 지침입니다. 이 통지는 회사 직원이 관련 기록 및 기타 정보를 통상적인 업무 과정에서 보관하는 방식대로 보존하도록 요구합니다. 또한, 이 통지는 해당 기록에 대한 회사의 문서 보존/폐기 절차를 일시적으로 중단하도록 지시합니다. 

어떤 유형의 기록을 유지해야 합니까?모든 문서가 포함됩니다. 여기에는 물리적인 서류와 파일뿐 아니라 모든 형태의 전자 파일(예: 이메일, 음성 메일, 문자 메시지, 편지, 메모, 스프레드시트, 프레젠테이션, 웹사이트, 기술 데이터 등)이 포함됩니다. 일부 전자 기록은 일반적으로 독점 형식으로 보관되거나 CAD/CAM/CAE, 회계, 공급망 및 재고 관리 시스템 또는 기타 특수 기계나 장비와 같은 맞춤형 프로그램과 함께 사용될 수 있다는 점을 유념해야 합니다. 또한 일부 전자 기록은 컴퓨터 아카이브 또는 기타 오프라인 저장소에 여전히 남아 있을 수 있으므로 회사의 문서 보존/폐기 정책을 일시적으로 중단하는 것이 이러한 기록을 보존하는 데 매우 중요할 수 있습니다.

문서 보존 통지서를 누가 받아야 합니까??

• 예상되는 소송의 주제와 관련될 가능성이 있는 기록을 소유하고 있을 수 있는 모든 사람;
• 회사 문서 보존/폐기 프로토콜 실행을 담당하는 담당자(예: IT 부서)
• 그 외 "알 필요가 있는" 사람.

문서 보존은 또 무엇을 해야 할까요? 주의 운반문서 보존 통지서에는 회사 구성원들에게 소송 및 소송 내용에 대한 사내 소통을 법률 고문과의 소통을 제외하고는 최소화하도록 지시해야 합니다. 또한, 해당 메모는 회사 구성원들에게 소송과 관련하여 회사 외부인과 접촉하지 말고, 관련 문의 사항은 법률 고문에게 문의하도록 안내해야 합니다.

회사가 내부 소통을 제한해야 하는 이유는 무엇일까요?문서 보존 통지서는 회사 구성원들에게 소송의 대상이나 소송 자체에 관한 모든 의사소통(사내외를 불문)을 법률 고문과의 상담을 제외하고는 삼가도록 지시합니다. 부정확하거나, 잘못된 정보에 근거하거나, 충동적이거나 감정적인 의사소통은 회사에 불리하게 작용할 수 있으므로, 직원들은 그러한 행위를 삼가도록 교육받아야 합니다. 또한, 불필요한 의사소통을 자제함으로써 회사는 법률 고문을 선임하여 소송 또는 소송 위협과 비례적이고 적절하게 관련된 문제들을 해결할 시간을 확보할 수 있습니다.    

법률 고문과의 소통을 장려하는 것이 왜 중요할까요?  문서 보존 통지서에는 회사 관계자가 정보나 질문이 있는 경우 회사 법률 고문과 상담하도록 안내하는 내용도 포함되어 있습니다. 회사 법률 고문에게 더 많은 사실, 정보 및 의견을 제공할수록 회사는 더 나은 조언을 받을 수 있습니다. 법률 고문은 또한 직원과 임원들이 종종 어려운 사업 및 개인적 문제와 관계를 헤쳐나가는 방법을 안내할 수 있습니다. 법률 고문의 조언은 회사가 지적 재산권 소송으로 인해 필연적으로 발생하는 사업 운영 차질을 피하거나 최소화하는 대안을 찾는 데 도움이 될 수 있습니다. 이는 사업에 초점을 맞춘 사고방식으로 더 신속한 해결을 가져올 수 있습니다. 마지막으로, 회사 관계자에게 법률 고문과 상담하도록 안내하는 것은 변호사-의뢰인 비밀유지 특권에 따라 모든 관련 사실을 완전히 공개할 수 있도록 합니다. 즉, 회사 관계자는 소송 과정에서 공개될 위험 없이 자신의 생각, 의견 및 감정을 자유롭게 표현할 수 있습니다. 

문서 보존 통지서를 작성해야 하는 이유는 무엇입니까?문서 보존 통지는 소송 진행에 매우 중요할 뿐만 아니라, 일부 법원에서는 지적 재산권 소송 예상 통지 후 문서가 파기될 경우 회사의 귀중한 지적 재산권 손실로 이어질 수 있다고 판단했습니다. 예를 참조하십시오, 하이닉스반도체(주) v. 램버스(주), 645 F.3d 1336, 1344(“Rambus는 소송이 Rambus의 두 번째 파쇄일 이전에 합리적으로 예측 가능했기 때문에 보존 의무를 위반하여 문서를 훼손했으며 해당 특허는 집행 불가능하다고 판결했습니다.”).

이러한 중요한 첫걸음을 내딛음으로써 기업은 흔히 발생하는 함정을 피하고, 소중한 지적 재산을 보호하며, 지적 재산 소송에서 최상의 결과를 얻을 수 있도록 스스로를 준비할 수 있습니다.